Das Heft fest in der Hand. Besprechungen und Meetings effektiv vorbereiten und (durch)führen

Schwach geführte, stundenlange Besprechungen mit mageren Ergebnissen strapazieren die Geduld der Teilnehmer, untergraben die Motivation und reduzieren die Bereitschaft zur konstruktiven Mitarbeit. Häufig ist Kritik zu hören: Zu viele Meetings, zu hoch der zeitlich-personelle Aufwand, zu mager die Ergebnisse, zu viel Selbstdarstellung, zu wenig Besprechungsdisziplin und zu lasch die Besprechungsleitung.

Die Anforderungen an eine effiziente Besprechungsleitung sind recht hoch. Besonders schwierig gestaltet sich die Führung, wenn die Teilnehmer keiner organisatorischen Einheit angehören und damit disziplinarisch unabhängig sind - typisch für ein Projektteam aus Fachleuten unterschiedlicher Büros und Firmen. Autoritäres Verhalten ist hier nicht nur ineffizient, sondern sogar kontraproduktiv.

Die Effizienz einer gut geführten Besprechung führt dazu, dass die Teilnehmer motiviert und konzentriert mitarbeiten. Die Besprechungsrunden werden nicht mehr als Belastung und notwendiges Übel wahrgenommen, sondern als hilfreiches Instrument zur Abstimmung und Problemlösung. Die positive innere Einstellung der Teilnehmer erleichtert die Besprechungsführung ganz erheblich.

Auch im Zeitalter von Emails, Videokonferenzen und sozialer Medien ist der Austausch am runden Tisch das schnellste und effizienteste Mittel zur Koordination und zur Lösung von Problemen. Hier prallen die unterschiedlichen Interessen aufeinander. Hier werden Konflikte ausgetragen. Hier werden aber auch Synergien geweckt, Schnittstellen koordiniert und Probleme gelöst. Diese Chance durch eine lasche und damit ineffiziente und demotivierende Besprechungsleitung zu verschenken, ist unverzeihlich. Kompetenz in der Besprechungsführung beruht - wie jede Führungsaufgabe - weniger auf Fachwissen und methodischen Ansätzen als auf so genannten "Soft Skills". Ausschlag geben eher natürliche Autorität, Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen Meinungen und Konflikten sowie flexible Reaktion auf unvorhergesehene Wendungen und klare, angemessene Interventionen bei Störungen. Ein straffer organisatorischer Rahmen und einige wenige, wohl durchdachte Hilfsmittel unterstützen dabei die Führungsaufgabe und regeln das kreative Chaos unterschiedlicher Interessen, Fähigkeiten, Kenntnisse und Charaktere.

Dieses Seminar bietet einen neuen Vorbereitungsansatz für Meetings, behandelt organisatorischen Fragen, reflektiert die Führungsaufgabe und die zur Verfügung stehenden Instrumente der Besprechungsleitung, geht auf Kommunikationsprobleme und Konfliktthemen ein und wird Ihre Fähigkeiten zu einer effizienten Besprechungsleitung und Ihren Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern oder Rahmenbedingungen verbessern.

Es ist Ziel des Seminars, die Erfahrungen und Erwartungen der Teilnehmer einzubeziehen und konkrete Fragen aus der Praxis zu diskutieren und zu beantworten.

Zielgruppe:

Dieses Seminar richtet sich an alle, die im Berufsleben mit der Aufgabe konfrontiert sind, Besprechungen zu leiten und ihre Fähigkeiten im Umgang mit dieser komplexen, oft unterschätzten Aufgabe verbessern wollen.