Das Heft fest in der Hand. Besprechungen wirklich führen

Besprechungen sind aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Auch im Zeitalter internetgestützter Kommunikation erfüllen sie eine wichtige Funktion zum Informationsaustausch, zur Verhandlungsführung, Entscheidungsfindung und zur Koordination. Dennoch ist häufig Kritik zu hören: Zu viele Besprechungen, zu hoch der zeitlich-personelle Aufwand, zu viel Selbstdarstellung und zu lasch die Besprechungsleitung. Schlecht geführte, unnötig lange Besprechungen mit mageren Ergebnissen strapazieren jedoch die Geduld der Teilnehmer, untergraben die Motivation und beeinträchtigen die Bereitschaft zur konstruktiven Mitarbeit. Oft kommen die Teilnehmer aus verschiedenen Organisationen und unterliegen dadurch nicht dem Druck einer hierarchischen Struktur. Autoritäres Verhalten ist hier nicht nur ineffizient, sondern sogar kontraproduktiv.

Die Komplexität dieser Aufgabe wird oft nicht erkannt: Ziele definieren und im Auge behalten, Besprechungsdisziplin durchsetzen, gleichzeitig jedoch auf eine gute Gesprächsatmosphäre achten, Aufgaben verteilen, Konflikte bereinigen, die Zeit im Auge behalten, i.d.R. auch eigene Interessen vertreten und dennoch Neutralität gegenüber den Besprechungsteilnehmern wahren, Einvernehmen herstellen, parallel dazu Protokoll führen - eine Sisyphusarbeit, die oft in Überforderung und damit in einer schlechten Besprechungsführung mündet.

Seminarinhalte

Angefangen von der Selbstorganisation und der Vorbereitung einer Besprechung zu den Rahmenbedingungen eines günstigen Besprechungsumfelds über die Bedeutung des Start-up¬Meetings zur Festlegung der Spielregeln der Zusammenarbeit bis hin zu den Grundregeln der Protokollführung werden zunächst die Bedingungen einer effizienten Besprechungsführung definiert.
Innerhalb dieses festen Rahmens ist jedoch große Flexibilität der Besprechungsführung erforderlich, um auf unvorhergesehene Ereignisse und Probleme schnell und lösungsorientiert reagieren zu können - Stichwort: "Situatives Führen".

• Was heißt es, die Führungsposition im Team im Rahmen einer Besprechung zu übernehmen?
• Wie die Besprechungsdisziplin aufrechterhalten?
• Durchsetzungsfähigkeit und Autorität ohne autoritäres Verhalten.
• Umgang mit Konflikten, Schwierigkeiten und Störungen.

Es ist Ziel des Seminars, die Erfahrungen und Erwartungen der Teilnehmer einzubeziehen und konkrete Fragen aus der Praxis zu diskutieren und zu beantworten.

Lernziele

• Bewährte organisatorische Hilfsmittel und vorteilhafte Rahmenbedingungen für Besprechungen
• Eigenschaften und Chancen eines guten Start-up Meetings
• Eigenschaften, Gefahren und Probleme der Führungsaufgabe
• Wie erzeuge und halte ich Besprechungsdisziplin?
• Umgang mit Interessenskonflikten, Störungen, Streit
• Prinzipien einer wirkungsvollen Kommunikationskultur